Document et archivage : pratiques formelles et informelles dans les organisations

Présentation

Au sein des organisations publiques et privées, sont produits, traités et archivés de plus en plus de documents et de données, ce qui entraîne des conséquences sur la gestion de l’information et son organisation. Les modalités de production, de traitement, de stockage ou de publication de cette information professionnelle peuvent en être affectées (Supplément 2010B ; Clavier, Paganelli, 2013).

Les documents numériques sont ainsi au cœur des pratiques informationnelles et communicationnelles des professionnels qui recourent à une diversité d’outils personnels ou professionnels pour les produire, les diffuser ou les enregistrer. Les documents peuvent pourtant être conservés selon des durées variables, suivant des règles plus ou moins explicites et de manière plus ou moins volontaire. Enregistrés, effacés, oubliés, les documents stockés génèrent une archive numérique sans cesse croissante, pour partie alimentée par les fonctions d’enregistrement automatique et systématique des outils. Cette archive incontrôlable est qualifiée par les professionnels de l’information de « vrac numérique ».

« Archive », « archives », « archivage », la question du substantif à accoler à « numérique » se pose. Chacun de ces termes recouvre aujourd’hui des réalités différentes et complémentaires, informationnelles, professionnelles ou encore techniques, (Chabin, 2021). Mais l’« archive » au singulier fait écho à celle de Foucault (1969), des énoncés multiples qui peuvent être l’objet de traitements et participer à la construction de sens, sans que cela relève de professions ou de pratiques clairement identifiées. Cette archive, sans réels contours, n’est rendue visible que lorsqu’on l’interroge. Or, en dehors des métiers de l’information et du document, les pratiques professionnelles semblent peu porter attention à cet enregistrement constant.

Loin des notions d’archivage et d’archives qui organisent les documents de manière à pouvoir y revenir, ces flots de documents sont enregistrés et conservés dans des versions souvent non stabilisées, mal nommées, stockées sur des environnements de travail professionnels ou personnels, partagés ou non, en ligne ou non. Une fois leur utilité périmée, ils représentent un coût à la fois économique et écologique. Dès lors les sciences de l’information et de la communication peuvent contribuer à la réflexion sur les enjeux sociétaux liés à cette constitution d’archive en flux, quasi permanente et toujours plus volumineuse. Une occasion à saisir pour ajuster le concept de cycle de vie du document largement questionné avec le document numérique (Kern et al., 2015) à la fois du côté des professionnels de l’information mais aussi des pratiques de tout un chacun au sein des organisations.

Thématiques

1. Production, organisation, archivage de l’information et du document

• Approche institutionnelle des archives
• Archivage de la science, plan de gestion des données
• Gouvernance de l’information professionnelle vs bricolages individuels et/ou collectifs
  • Externalisation de la fonction d’archive
  • Frontières entre outils de stockage personnels / professionnels
• Stockage : archivage de toutes les étapes de la version d’un document, architectures de stockage, nommage, normalisation, etc.
• Structuration et gestion des connaissances, web sémantique

2. Évolution et hybridation des pratiques (individuelles, collectives, professionnelles, personnelles)

• Exploitation, réexploitation, détournement des archives
• Médiation, valorisation
• Statut du document
  • Pour soi, pour les autres, pour l’organisation
  • Stratégies individuelles en milieu professionnel pour leur conservation ou leur effacement (preuve vs oubli)
• Outils professionnels, personnels (espace de travail numérique, Cloud d’entreprise, généraliste, webmail…)

3. Questions sociétales

• Accessibilité
• Cadres législatifs et sécurité de l’information : documents, archives et données
• Découvrabilité des documents
• Évolutions des métiers, qualifications et compétences nécessaires aux organisations
• Empreinte écologique de l’archivage
• Ouverture des archives et données numériques

4. Approches théoriques et épistémologiques

• Évolution du cycle de vie du document : archive, archives, archivage numérique
• Enregistrement du document, mémoire et traces
  • Versions (du brouillon à la diffusion)
  • Automatisation de la fonction
  • Délégation de responsabilité

Ainsi, CiDE.23 sera l’occasion d’interroger les pratiques formelles et informelles d’archivages des acteurs professionnels dans les organisations et pourra contribuer à renouveler les approches théoriques du document et des pratiques numériques en contexte professionnel.

Le colloque est co-organisé par le GRESEC et Paragraphe.

Les comités de CIDE.23 sont présentés sur le site du colloque.

Dates importantes

• 06/02/23 : date limite de réception des propositions (résumés longs, 3 pages ou 7000 signes). La page de dépôt sur le site CIDE.23 sera accessible début janvier 2023 : https://cide23.sciencesconf.org
• 13/03/23 : date de notification d’acceptation de la proposition (résumés) et retour aux auteurs retenus après expertises en double aveugle
• 15/05/23 :  réception des articles qui seront évalués en double aveugle
• 16/06/23 : date de notification d’acceptation définitive aux auteurs
• 04/09/23 : date limite de réception des articles dans leur version finale

Comité scientifique

(en cours)

• Bruno Bachimont – Sorbonne Université (France)
• Laurence Balicco – Université Grenoble Alpes (France)
• Stéphane Bellin – Université Grenoble Alpes (France)
• Chérifa Boukacem-Zeghmour – Université Lyon 1 (France)
• Evelyne Broudoux – CNAM, Université Paris 8 (France)
• Nadia Caidi – Faculty of Information (iSchool), University of Toronto (Canada)
• Jean-Stéphane Carnel – Université Grenoble Alpes (France)
• Ghislaine Chartron – CNAM, Université Paris 8 (France)
• Stéphane Chaudiron – Université Lille (France)
• Viviane Clavier– Université Grenoble Alpes (France)
• Bernard Dione – Université Cheik Anta Diop de Dakar (Sénégal)
• Caroline Djambian – Université Grenoble Alpes (France)
• Mabrouka El-Hachani – Université de Lyon 3 (France)
• Benoit Epron – Haute école de gestion Genève (Suisse)
• Antonietta Folino – Université de Calabre (Italie)
• Jean-Marc Francony – Université Grenoble Alpes (France)
• Roberto Guarasci – University of Calabria (Italie)
• Madjid Ihadjadene – Université Paris 8 (France)
• Aude Inaudi – Université Grenoble Alpes (France)
• Susan Kovacs – ENSSIB (France)
• Basma Makhlouf Shabou – Haute école de gestion Genève (Suisse)
• Sabine Mas – EBSI (Canada)
• Céline Paganelli – Université Montpellier 3 (France)
• Nathalie Pinede – Université de Bordeaux (France)
• Blanca Rodriguez-Bravo – Université de Leon (Espagne)
• Amadou Sidibe – Université des Lettres et des Sciences Humaines de Bamako (Mali)
• Adrian Staii – Université Lyon 1 (France)
• Florence Thiault – Université Rennes 2 (France)
• Matteo Treleani – Université Côte d’Azur (France)
• Keldoun Zreik – Université Paris 8 (France)