Opérations graphiques, vie sociale et matérielle des documents administratifs

Argumentaire

« Notre connaissance de la société contemporaine nous est transmise dans une large mesure par des documents de diverses natures. Très peu de notre connaissance des personnes, des événements, des relations sociales et des pouvoirs provient directement de notre expérience immédiate. »

Smith, Dorothy E. « The Social Construction of Documentary Reality ». Sociological Inquiry 44, n°4 (1974) : 257‑68.

Un formulaire de la sécurité sociale, une pièce d’identité, un bulletin d’inscription, un rapport officiel… les « documents » qui font l’objet de cette journée d’études sont communément rangés dans la catégorie des « choses ennuyeuses » (Star [1999] 2018). Et pourtant, dans chacune de ces situations, rien n’est possible sans une pièce graphique qui témoigne, transporte, déplace, atteste, informe, transmet, autorise ou interdit. Une étude de ces documents relève de ce que John Durham Peters appelle l’« infrastructuralisme », en attirant notre attention sur « le basique, l’ennuyeux, le banal, et tout le travail malicieux effectué en coulisses » (Peters 2015, 33). Ce travail est soudainement rendu visible en 2021, lorsque l’équipe de sciences comportementales de la Direction interministérielle de la transformation publique publie en ligne une série de tutoriels adressés aux agent·es de services publics français amenés à rédiger des documents administratifs. Grâce à quelques « astuces », la complexité souvent tentaculaire des processus administratifs promet d’être « simplifiée ». Face aux enjeux structurels de l’organisation des services publics, les processus complexes de production de documents administratifs (incluant la conception, la reproduction, le traitement et la mise en circulation des documents et des informations qu’ils contiennent) ne sont que rarement considérés comme des éléments fondamentaux de la construction et de la compréhension des politiques publiques françaises : ils ne nécessitent donc pas plus qu’une gamme de tutoriels en ligne.

Cette journée d’étude adresse ainsi dans un contexte français, la question des opérations graphiques au coeur de la bureaucratie moderne, en s’intéressant particulièrement aux documents administratifs, non pas pris comme des objets inertes mais comme les manifestations visuelles de processus de fabrication et de transformation d’informations affectant la réalité matérielle du monde.

Que veulent les documents ?

Aujourd’hui omniprésents dans nos vies quotidiennes, les documents constituent dès la fin du XVIIIe siècle les instruments (Foucault, 1994 [1984]) structurant le fonctionnement des administrations publiques modernes. Plus précisément, l’idéal-type de la bureaucratie développé par Max Weber (1990 [1921]), permet de dessiner les liens étroits qu’entretiennent les documents avec ce type d’organisation rationnelle basée sur le droit et une spécialisation du travail. Selon les critères de Weber, la gestion d’une organisation bureaucratique doit être rationalisée par la production de documents écrits dont les archives des originaux, consultables par qui de droit, constituent une base légale de vérification des opérations menées. Il souligne qu’un bureau est « formé à la fois par l’ensemble des fonctionnaires d’un même service et par les documents administratifs » (Weber, 1990 [1921]). En mettant les fonctionnaires et les documents au même niveau, il note à quel point ces documents ne sont pas simplement une commodité du fonctionnement des administrations publiques mais bel et bien l’un de ses piliers. L’adoption de formes écrites de communication représente alors « une condition intrinsèque du développement d’États plus étendus, de systèmes de gouvernement plus impersonnels et plus abstraits » (Goody, 1979).

Plusieurs études historiographiques produites par des designers graphiques abordent le pouvoir politique autorisé par l’immuabilité de la forme écrite (Mollerup, 2005 ; Lee, 2022 : 3-4 ; Pater, 2021 : 24) et l’autorité corollaire qui a pu être conférée aux documents, devenus les barreaux d’une « cage de fer de la discipline bureaucratique » (Leigh Star et Bowker, 2000). Foucault soulignait déjà le caractère décentralisé du pouvoir, qui s’exerce au travers d’une multitude de pratiques de gouvernementalité à des niveaux infimes et quotidiens, jusqu’à devenir la « pierre de touche de toute réalité » (Latour, 1987), ordre suprême face au chaos (Heiz, 2005).

Néanmoins, les documents ne peuvent être considérés ni comme des instruments inertes au service des autorités, ni comme des technologies autonomes qui exercent un pouvoir rationnel sur les organisations humaines. Entre ces deux extrêmes, les documents sont en réalité plus probablement des inscriptions (Latour, 1987), c’est-à-dire des traces écrites qui, en circulant, articulent un réseau d’acteurs autour d’intérêts communs (Callon, 2006). Ces inscriptions permettent d’opérer des traductions entre ces acteurs, si bien que la diversité des formes des documents a une incidence directe sur ce qui passe d’un acteur à l’autre. Qu’il s’agisse de l’invention et du développement du codex jusqu’au livre tel que nous le connaissons aujourd’hui, des nouvelles modalités de publications numériques (Drucker, 2014) ou même de l’estampe et plus tard de l’imprimerie typographique (Eisenstein, 1979), toutes ces inventions, intrinsèquement liées à la communication, ont révolutionné profondément les sciences, en particulier leur diffusion et leur enseignement (Goody, 1979 ; Mitchell, 1986), avant de bouleverser un grand nombre de nos pratiques sociales.

Ces inscriptions contribuent à ce que Dorothy Smith qualifie de « construction sociale de la réalité documentaire » (1974). Bien plus qu’une « preuve à l’appui d’un fait » (Briet, 1951), le document produit des faits qui sont toujours affectés par leur contexte spécifique d’écriture et de réception. Les documents ont de nombreuses fonctions qui peuvent se combiner entre elles : ils ont la capacité d’identifier (un humain, un animal, une plante, une pierre…), au travers de quelques champs distinctifs, mais permettent aussi de « collecter, préserver, organiser (arranger), représenter (décrire), sélectionner (retrouver), reproduire (copier) et diffuser » (Buckland, 1997). Une des qualités essentielles de ces « formes physiques de l’information » (Buckland, 1997) est la capacité de « savoir-montrer » (know-show function ; Gitelman, 2014), c’est-à-dire de manipuler des informations afin de les rendre intelligibles dans différentes situations. Johanna Drucker postule ainsi que toute donnée est une captation (« data are capta » Drucker, 2014 : 128), avec toutes les imprécisions que cela suggère : notre expérience du monde et la connaissance que nous en tirons est indexée à notre perception et toute tentative de formalisation de ces données en un document doit considérer la dimension construite (constructedness) de ce geste.

Le document pourrait également être envisagé comme un média, à partir des principales caractéristiques que leur donne McLuhan (1968 [1964]) : le média est une extension de nos sens et de nos organes, dont l’usage introduit un changement d’échelle dans les pratiques ; c’est dans ce changement d’échelle que réside le véritable « message » – d’où cette idée si souvent reprise que le médium est le message. Dans le cadre d’une réflexion sur la matérialité des inscriptions, on peut entendre cela comme une invitation à interroger le document en lui-même (en tant qu’objet signifiant et agissant), plutôt que son contenu et son usage spécifique. La nature « médiale » du document est manifeste dans le passage à l’écrit, dans la mise en trace avant même la mise en graphe, qui a produit au cours de l’histoire de profonds bouleversements : la conservation de la mémoire de manière fiable et pérenne est au coeur de nos sociétés contemporaines (Lee, 2022). Le document – tablette d’argile, feuille de papier ou fichier pdf – est une « technique culturelle » (Siegert, 2015) primordiale qui, contrairement à ce que l’usage quotidien tend à nous faire croire, accélère et démultiplie notre capacité à être en tant que membre d’un groupe social, à être lié à quelque chose (titre de propriété, carte grise, etc.), à nous déplacer (passeport, visa, permis de conduire, etc.) ou encore à accéder à différents services (attestation pôle emploi, dossier médical, etc.). Liam Cole Young prône ainsi, dans ses travaux sur les listes (Young, 2017), une approche transdisciplinaire qui permet de comprendre ce que font les documents plutôt que ce qu’ils sont – qu’il nomme Media Materialism. C’est d’ailleurs ce que l’on entend dans l’idée d’opérations graphiques – du verbe latin operari, « travailler, accomplir un travail », d’abord attesté au sens de « faire » (Rey 2019). Le champ d’action et le potentiel opératoire de ces médias spécifiques que sont les documents réside dans leur matérialité graphique. Plus largement, différents types de documents ont fait l’objet de travaux de recherche : le Powerpoint (Tufte, 2003), la page (Mak, 2012), la liste (Young, 2017), le PDF (Gitelman, 2014), le mémo (Guillory, 2004), etc. Ces travaux, souvent issus de croisements disciplinaires (Media Studies, sciences de l’information et de la communication, Sciences and Technology Studies, sociologie du travail, design d’information, etc.), permettent de décrire la manière dont les conditions de production de documents ont des effets directs sur les organisations qu’ils structurent.

Cependant, la littérature encore restreinte sur la matérialité des documents administratifs souffre de plusieurs angles morts : alors que les travaux en sciences sociales se limitent souvent à des descriptions trop génériques et peu techniques des documents étudiés, les travaux en études visuelles manquent d’analyses sociales et politiques et sont souvent réalisées par des designers, en dehors d’un contexte académique. Par ailleurs, les enjeux du « design de documents », en tant que pratique de conception, restent très peu étudiés, en particulier dans le milieu francophone. Cette journée d’étude propose donc d’alimenter les discussions sur la nécessaire attention à porter à la matérialité des documents administratifs, ainsi que sur les apports du design (et particulièrement du design graphique) à l’intersection de ces angles morts.

Vers une étude visuelle des documents administratifs ?

Fréquents dans la nomenclature administrative, les termes comme « informer », « formaliser », « conforme » ou encore « formulaire » (form en anglais) sont tous issus du latin forma : tout document est indissociable de sa forme. Les documents font l’objet d’une « mise en page », travail du graphiste, dont la pratique hérite en partie de l’histoire des arts visuels. Ernst Gombrich souligne à ce titre que dans le langage médiéval, « forme » et « simili » (« le même » en latin, qui a donné Fac-similé) pouvaient être confondus (Gombrich [1960] 1996).

Le document est une forme reproductible, qui, comme le dit Bruno Latour, « […] permet à quelque chose d’être transporté d’un site à un autre. La forme devient alors l’un des plus importants types de traduction. » (Latour [2005] 2006, 325) L’attention portée à la conception de ces documents est motivée par le développement récent des études visuelles et de la recherche en design graphique en France. Les deux récentes études historiographiques précédemment citées (Lee, 2022 ; Pater 2021) mettent en exergue la dimension systémique, invisible et structurante du design dans l’organisation du visible et le fonctionnement de nos sociétés, bien qu’elle ne traitent pas précisément des documents administratifs. Les documents ont probablement échappé à l’attention des chercheur·euses et des designers pour deux raisons : d’une part, ils sont transparents voire invisibles car ils n’opposent, a priori, aucune résistance visuelle à leurs usager·ères et n’ont pas de valeur d’exposition, contrairement au reste de la production en design graphique (Imbert, 2018). D’autre part, ces artefacts sont généralement, sinon acheiropoïètes, au moins anonymes. Cette absence d’auteur·ice a pu participer au manque d’intérêt des chercheur·euses en design pour ces objets « ennuyeux », invisibles et non revendiqués. Cette journée d’étude propose d’esquisser de nouvelles passerelles entre les sciences sociales et les études visuelles, qui ne se sont pas encore emparées du sujet, pour porter une attention particulière aux opérations graphiques qui traversent la production de documents dans les administrations publiques.

Cette approche interdisciplinaire semble féconde pour la recherche en design : comment le design graphique peut-il nourrir ces discussions en invitant les chercheur·euses à mobiliser à la fois des capacités d’analyse d’objets graphiques mais aussi de conception de ces mêmes objets ?

Les documents concernés par cet appel à communication peuvent prendre des formes variées (sur papier ou dématérialisés) dont voici une liste non exhaustive : avis d’imposition fiscale, formulaire de déclaration de revenus, formulaire d’inscription universitaire, certificat de scolarité, dossier médical, formulaire de demande d’allocation familiale, actes d’état civil, contrat de mariage, livret de famille, diplômes, attestation pôle emploi, bulletin de salaire, contrat de travail, carte d’identité, permis de conduire, bulletin de notes, permis de construire, formulaire de renouvellement de titre de séjour, carte vitale, carte grise, tickets de transports publics, carte d’électeur, notification d’attribution de bourse, etc.

Les trois axes de travail suivants ne constituent pas tant des thématiques indépendantes que des strates combinables permettant d’aborder les documents comme autant d’opérations graphiques essentielles aux processus administratifs complexes.

1 – Matérialités

Ce premier axe propose d’étudier les effets des évolutions techniques de la bureaucratie moderne sur la matérialité des documents, et in fine comment ces transformations affectent les processus administratifs. Les études sur la matérialité se sont particulièrement structurées dans les années 1980, dans le champ des Sciences and Technology Studies : les objets ne sont alors plus considérés comme des productions humaines inertes mais comme de véritables actants (Latour et. al., 2013), qui ne sont pas seulement le reflet de l’activité humaine mais qui jouent un rôle au sein des interactions. Le document devient, à ce titre, un actant de la complexité des processus administratifs.

Depuis la fin du Moyen Âge, l’augmentation de la population, l’agrandissement des villes, le développement du commerce, la globalisation des échanges (Roszkowska, 2013) ainsi que la démocratisation des outils et techniques de (re)production des signes d’authentification (Mollerup, 2005 ; Pater, 2021 ; Lee, 2022), ont créé de nouveaux standards de preuve. Entre le XIX^e siècle et le XX^e siècle, la mécanisation massive du travail administratif (Gardey, 2008) a transformé la production locale d’écrits en de véritables « infrastructures scripturales » (Denis, 2013) donnant lieu à une démultiplication des artefacts et des opérations graphiques. Ces dernières incluent la composition, soit l’organisation des différents éléments sur une page en créant du sens et en produisant l’information (Drucker, 2014 ; Lee, 2022 ; Pater, 2021). Ce sont les outils du design graphique qui structurent la pensée par la forme, par la mise en page. Cet ensemble fonde la raison graphique décrite par Goody, qu’il faut encore caractériser formellement. De la carte perforée à l’ordinateur en passant par la machine à écrire, ces objets techniques alimentent un nouveau « régime mécanique de l’administration » (Gardey, 2008). Aujourd’hui, la numérisation de la production de documents s’inscrit dans cette longue lignée d’évolutions techniques qui ont façonné les administrations publiques modernes.

Du point de vue des études visuelles, la multiplication des documents, des émetteurs et des outils techniques a produit une hétérogénéité formelle dans l’administration française qui n’est plus à illustrer – que ce soit dans la mise en page ou dans les champs et nomenclatures utilisées qui varient en fonction des émetteurs, des époques et des moeurs. Cette hétérogénéité tend à être harmonisée, notamment dans de grands chantiers de modernisation des services publics (Alauzen, 2021) : les États prennent progressivement conscience de ces incohérences, comme nous l’avons évoqué en introduction. Malgré cela, il semble exister une écriture de « l’officiel », des standards bureaucratiques que nous reconnaissons instinctivement et qui motivent tant notre confiance que des imitations frauduleuses (Dardy, 1998). Pourrait-on alors définir les caractéristiques de cette écriture et ainsi, tracer les contours des conventions visuelles de l’État administratif ? L’étude de la matérialité des documents peut-elle nous donner des clefs de compréhension, de lecture, de cet ensemble graphique et de son fonctionnement ?

2 – Travail

Le deuxième axe proposé s’intéresse aux formes de travail relatives à la production de documents. Le métier de designer graphique n’est encore que peu répandu dans les administrations publiques : il n’intervient souvent que durant les phases de conception de modèles génériques de documents ou dans l’évènementiel, et non pas dans le quotidien de la routine des opérations graphiques administratives. Pourtant, ce travail est omniprésent dès lors qu’il s’agit de dupliquer un modèle, l’adapter, le remplir, le reproduire dans le cadre d’une procédure administrative. Il s’inscrit dans ce qu’il convient de nommer le « travail des données » (Denis, 2013), c’est-à-dire l’ensemble des « mélanges, bricolages, accommodements, agencements hybrides » (Denis, 2013) qui consistent à produire, recueillir, organiser, faire circuler des informations.

Les fonctions des documents ainsi produits peuvent être multiples et complémentaires : ils peuvent être à la fois l’objet du travail, l’outil de sa mise en oeuvre et l’instrument de sa surveillance. La révolution managériale qui advient au XX^e siècle est marquée par une division de ce travail grâce à la multiplication de documents pré-imprimés comportant des blancs pensés pour être remplis d’une manière spécifique (les formulaires, les carnets d’adresses, les agendas, les livres de comptabilité, etc.) : le « travail de remplissage » se distingue alors du « travail de planification » de l’usage des documents remplis (Gitelman, 2014). Ainsi, le travail de production des documents relève d’opérations graphiques qui affectent le cours des procédures administratives dont les documents sont la colonne vertébrale. Cet axe permet d’interroger les modalités de ces opérations graphiques : comment reconsidérer la nécessité de professionnel·les qualifié·es dans une société de « raison graphique » (Goody, 1979) ? Comment qualifier les compétences nécessaires à ce travail, décrire différentes configurations dans lesquelles des gestes graphiques, mêmes infimes, peuvent affecter le cours d’une procédure administrative ?

3 – Temps

Le dernier axe proposé concerne l’appréhension temporelle des documents et les stratégies dont ceux-ci font l’objet pour calibrer leur durée de vie. Les propositions pourront interroger les évolutions que connaissent les documents, depuis leur production jusqu’à leur (éventuelle) destruction. La notion de temporalité a été longuement discutée dans les champs des Sciences and Technology Studies mais aussi dans les études sur les organisations et le travail pour montrer la manière dont « le temps est matérialisé » par les organisations (Vaujany et al, 2014). Ces travaux soulignent l’attention portée aux processus de traçabilité des activités, qui sont aujourd’hui devenus la norme dans la plupart des organisations (Torny, 1998). Ces traces prennent notamment la forme de documents, dont la compilation ou le versionnage constitue une mémoire mouvante des organisations. La production de documents visant à « rendre des comptes » (accountability) est ainsi particulièrement importante dans les administrations publiques.

Cette journée d’étude s’inscrit dans la continuité de ces travaux pour interroger plus spécifiquement les composantes techniques qui amènent les organisations à utiliser les documents comme « traces matérielles de la mémoire » (Vaujany et. al., 2014). Des travaux invitent aujourd’hui à penser un « soin des choses » (Denis & Pontille, 2022), prenant en compte la confrontation des objets à leur propre obsolescence via différents modes de maintenance (prolongation, permanence, ralentissement, obstination). Ces processus d’archivage rallongent souvent la conservation d’un document au-delà de son usage premier. La vie d’un document n’est pas nécessairement indexée (dans le temps, l’espace et l’usage) à celle de son objet, quel qu’il soit : évènement, être vivant, contrats …

Ces considérations permettent d’interroger les notions de conception et de reproduction, d’original et de copie, de production intermédiaire et définitive. Nous faisons alors l’hypothèse que le flux continu de production de cette mémoire des organisations peut être mieux compris en interrogeant ses limites matérielles : qu’est ce qui préside à la durée de vie d’un document ? Comment expliquer la permanence, durant des millénaires, de tablettes de comptes en argile et l’altération souvent irréversible d’archives papier du siècle dernier ? Qu’est-ce qui motive la conservation de certaines « écritures cérémonielles » (Baur, 2013) ? Que se passe-t-il lors de la destruction de ces documents, qu’elle soit volontaire ou accidentelle ?

Modalités de soumission

Les propositions de communication pourront traiter d’un objet en particulier, ou d’un ensemble de documents ayant une vocation particulière, de phénomènes contextuels comme la dématérialisation ou la supposée simplification des démarches, ou bien encore d’outils numériques ou de typologies de documents comme le formulaire, la liste, etc. L’ancrage disciplinaire des études visuelles et du design graphique n’exclut pas des propositions issues d’autres champs. Elles devront s’inscrire dans l’un des trois axes. Nous acceptons également les communications en anglais.

Les propositions de communication (3 000 signes), seront accompagnées d’un titre, d’une brève notice biographique et d’une bibliographie en précisant l’axe envisagé.

Les propositions sont à envoyer à wambergue@unistra.fr et f.f.maurel@gmail.com au plus tard le 15 décembre 2023.

Calendrier

• 15 / 12 / 2023 Date limite de retour des propositions de communication
• 15 / 01 / 2024 Annonce des propositions retenues
• 18 / 04 / 2024 Journée d’études

Comité scientifique

• Nolwenn Maudet, Université de Starsbourg
• Fanny Maurel Université de Strasbourg & Université Côte d’Azur
• Vivien Philizot Université de Strasbourg
• Louise Wambergue-Gouble Université de Strasbourg

Comité d’organisation

• Fanny Maurel Université de Strasbourg & Université Côte d’Azur
• Vivien Philizot Université de Strasbourg
• Louise Wambergue-Gouble Université de Strasbourg

Bibliographie

• Alauzen, Marie. « Comment l’État s’envisage-t-il ? Stabilisation et déstabilisations du signe graphique de l’État français ». Revue française d’administration publique 178, no 2 (8 juillet 2021): 327‑43.
• Baur, Ruedi, et Sébastien Thiery, éd. Face au BRAND territorial : sur la misère symbolique des systèmes de représentation des collectivités territoriales. Zürcher Hochschule der Künste, Zürich: Lars Müller Publishers, 2013.
• Briet, Susanne. Qu’est-ce que la documentation ? Paris: EDIT, 1951.
• Buckland, Mickael. « What Is a “Document”? » Journal of the American Society for Information Science 48, n° 9, 1997 : 804‑809.
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• Conlin Casella, Eleanor and Kuglitsch, Linnea, The Materiality of Institutional Life. Dans : De Cunzo, Lu Ann, et Catharine Dann Roeber (éd.). The Cambridge Handbook of Material Culture Studies. Cambridge Handbooks in Anthropology. Cambridge: Cambridge University Press, 2022.
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• Denis, Jérôme. Le travail invisible des données : Éléments pour une sociologie des infrastructures scripturales. Le travail invisible des données : Éléments pour une sociologie des infrastructures scripturales. Sciences sociales. Paris: Presses des Mines, 2013.
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• Young, Liam Cole. List Cultures: Knowledge and Poetics from Mesopotamia to BuzzFeed. Amsterdam University Press, 2017.