Document et archivage : pratiques formelles et informelles dans les organisations

Le laboratoire du GRESEC organise la 23ième édition du Colloque international sur le Document électronique : CiDE.23. En partenariat avec le laboratoire Paragraphe, ce colloque se tiendra les 17 et 18 octobre 2023. L’appel complet est disponible au téléchargement.

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Présentation

Au sein des organisations publiques et privées, sont produits, traités et archivés de plus en plus de documents et de données, ce qui entraîne des conséquences sur la gestion de l’information et son organisation. Les modalités de production, de traitement, de stockage ou de publication de cette information professionnelle peuvent en être affectées1 .

Les documents numériques sont ainsi au cœur des pratiques informationnelles et communicationnelles des professionnels qui recourent à une diversité d’outils personnels ou professionnels pour les produire, les diffuser ou les enregistrer. Les documents peuvent pourtant être conservés selon des durées variables, suivant des règles plus ou moins explicites et de manière plus ou moins volontaire. Enregistrés, effacés, oubliés, les documents stockés génèrent une archive numérique sans cesse croissante, pour partie alimentée par les fonctions d’enregistrement automatique et systématique des outils. Cette archive incontrôlable est qualifiée par les professionnels de l’information de « vrac numérique ».

« Archive », « archives », « archivage », la question du substantif à accoler à « numérique » se pose. Chacun de ces termes recouvre aujourd’hui des réalités différentes et complémentaires, informationnelles, professionnelles ou encore techniques, (Chabin, 2021)2. Mais l’« archive » au singulier fait écho à celle de Foucault (1969)3, des énoncés multiples qui peuvent être l’objet de traitements et participer à la construction de sens, sans que cela relève de professions ou de pratiques clairement identifiées. Cette archive, sans réels contours, n’est rendue visible que lorsqu’on l’interroge. Or, en dehors des métiers de l’information et du document, les pratiques professionnelles semblent peu porter attention à cet enregistrement constant.

Loin des notions d’archivage et d’archives qui organisent les documents de manière à pouvoir y revenir, ces flots de documents sont enregistrés et conservés dans des versions souvent non stabilisées, mal nommées, stockées sur des environnements de travail professionnels ou personnels, partagés ou non, en ligne ou non. Une fois leur utilité périmée, ils représentent un coût à la fois économique et écologique. Dès lors les sciences de l’information et de la communication peuvent contribuer à la réflexion sur les enjeux sociétaux liés à cette constitution d’archive en flux, quasi permanente et toujours plus volumineuse. Une occasion à saisir pour ajuster le concept de cycle de vie du document largement questionné avec le document numérique (Kern et al., 2015)4 à la fois du côté des professionnels de l’information mais aussi des pratiques de tout un chacun au sein des organisations.

Ainsi, cet appel à proposition sera l’occasion d’interroger les pratiques formelles et informelles d’archivages des acteurs professionnels dans les organisations et pourra contribuer à renouveler les approches théoriques sur le document ou sur les pratiques numériques en contexte professionnel.

Thématiques

1 – Production, organisation, archivage de l’information et du document